Cómo contratar personal y completar los trámites laborales en China
Antes de contratar en China, la empresa debe definir el puesto, la entidad empleadora, el presupuesto y la situación legal. La incorporación incluye contrato laboral escrito, nómina, seguridad social, impuesto sobre la renta, manual del empleado y entrega de accesos; el personal extranjero también necesita permiso de trabajo y permiso de residencia por trabajo.
La entidad empleadora y el lugar de trabajo
Antes de publicar una vacante, detalle la entidad empleadora legal en China, el lugar de trabajo, las funciones, la línea de reporte, la duración del contrato y el presupuesto completo. Que la sede extranjera asigne tareas de forma continuada y pague directamente a una persona en China puede no sustituir las obligaciones laborales, fiscales y de permisos de trabajo locales. Si no existe una entidad china, evalúe proveedores conformes y los límites aplicables.
Qué empresa firmará el contrato laboral.
Quién pagará el salario y en qué moneda.
En qué ciudad trabajará realmente el empleado.
Quién dirigirá el trabajo diario y evaluará el desempeño.
Si el puesto tendrá acceso a clientes, fondos o datos.
Si el candidato necesita un permiso de trabajo para extranjeros.
Diferenciar empleados, personal cedido y proveedores de servicios
La relación laboral, la cesión de trabajadores, la externalización de servicios y la contratación independiente conllevan derechos y obligaciones distintos; el título del contrato no basta para determinar la relación. Si una empresa controla de manera continuada el horario, el lugar, los procesos y el desempeño de una persona, pero la denomina consultor, el contrato puede no reflejar la relación real. En la cesión de trabajadores y los servicios de recursos humanos también deben verificarse las licencias del proveedor y los puestos admisibles.
Quién decide el contenido y el horario del trabajo.
Quién proporciona las herramientas y el lugar de trabajo.
Quién responde por los resultados del negocio y las correcciones.
Si la persona puede organizar su propio equipo.
Si la remuneración se paga mensualmente o por entregables.
Quién asume la seguridad social y la responsabilidad por accidentes laborales.
Preparar la documentación de selección y contratación
Redactar la descripción del puesto y los requisitos.
Aprobar el salario, las primas, las prestaciones y los gastos de selección.
Unificar las preguntas de entrevista y las fichas de evaluación.
Recabar solo los datos del candidato necesarios para el puesto.
Verificar estudios, experiencia y autorización para contactar referencias.
Emitir una oferta que detalle las condiciones.
Preparar el contrato, el manual y la lista de incorporación.
En las entrevistas, no pregunte por matrimonio, maternidad o paternidad, enfermedades, religión ni asuntos familiares ajenos al puesto. Obtenga el consentimiento del candidato para investigar sus antecedentes y limite el alcance y el plazo de conservación. La descripción salarial debe distinguir bruto y neto, fijo y variable, salario mensual y anual, y condiciones de las primas; evite discrepancias entre las versiones china e inglesa.
Desde la presentación hasta el inicio efectivo
Verificar la identidad, los estudios, el certificado de cese anterior y otros documentos.
Firmar oportunamente un contrato laboral escrito conforme a la ley.
Confirmar el puesto, el lugar, el salario y el periodo de prueba.
Completar los datos de seguridad social, impuesto sobre la renta y nómina.
Recabar la aceptación del manual del empleado y las normas de confidencialidad.
Habilitar accesos a sistemas y oficinas según las funciones.
Hacer que el responsable directo imparta la formación de seguridad y del puesto.
El periodo de prueba debe corresponderse con la duración del contrato laboral y las normas legales; el salario, la seguridad social y las obligaciones de gestión siguen vigentes. Pedir que alguien trabaje a prueba varias semanas antes de firmar el contrato genera riesgos salariales y sobre la existencia de una relación laboral. Recursos Humanos debe custodiar centralmente la documentación de incorporación, y los responsables operativos solo deben recibir la información necesaria.
Cerrar cada mes la nómina, la seguridad social y el desempeño
Mantener registros verificables de asistencia, permisos y horas extra.
Obtener aprobación escrita para los cambios salariales.
Declarar la seguridad social y el impuesto sobre la renta según las normas locales.
Desglosar en la nómina la parte fija, la variable y las deducciones.
Registrar hechos y plazos de mejora en las evaluaciones.
Obtener la confirmación necesaria para cambios de puesto o salario.
Conciliar salario y gastos antes de la baja.
Recursos Humanos, Finanzas y el responsable del área deben comprobar por separado la situación del personal, los importes y los pagos de la nómina. No envíe los salarios de toda la plantilla en un chat grupal. Defina la base de cálculo de las primas, las comisiones comerciales y los reembolsos. Aunque la empresa atraviese dificultades, no puede suspender verbalmente el salario ni convertirlo unilateralmente en un préstamo.
Los manuales y las políticas deben aprobarse y publicarse conforme a la ley, conservar constancia de recepción y contar con una versión china comprensible para los empleados. Las normas de asistencia, permisos, seguridad de la información, conflictos de interés y disciplina deben aplicarse de forma coherente, no buscarse de manera improvisada tras surgir una disputa. Antes de comprometerse por escrito, los responsables deben consultar a Recursos Humanos para evitar que prestaciones informales contradigan el contrato.
Empleados extranjeros y excepciones al finalizar la relación
Antes de que un candidato extranjero empiece a trabajar, confirme que tanto el puesto como la persona cumplen los requisitos del permiso de trabajo. El empleador real debe solicitarlo y coordinar el permiso de residencia por trabajo. La oferta no puede garantizar la aprobación. El permiso de trabajo, el contrato laboral y el puesto efectivo deben coincidir, y la persona no puede incorporarse antes de completar la autorización correspondiente.
El despido, la reducción de plantilla, la falta de aptitud durante el periodo de prueba y la dimisión voluntaria siguen procedimientos distintos. Los responsables deben reunir pruebas de desempeño, infracciones o cambios empresariales, y Recursos Humanos y profesionales cualificados deben confirmar las exigencias de preaviso, indemnización, sindicato y demás. El último día, recupere cuentas, sellos, equipos y materiales de clientes, y entregue los documentos exigidos por ley.
Diferencias por ciudad, puesto y etapa de la empresa
El salario mínimo, las bases de cotización, los sistemas de tramitación y los criterios locales se actualizan por ciudad. Los puestos de ventas, I+D, fábrica, tienda, dirección y trabajo remoto requieren reglas distintas sobre jornada, seguridad, confidencialidad y desempeño. Cuando un empleado trabaja entre ciudades, el lugar contractual, la seguridad social y el impuesto sobre la renta no deben mantener contradicciones prolongadas.
Una empresa emergente debe conservar contratos, nóminas y registros de accesos desde su primer empleado. Reconstruir documentos históricos cuando la empresa ya ha crecido rara vez permite recuperar los acuerdos reales. Las adquisiciones y empresas conjuntas también requieren diligencia debida sobre empleados existentes, salarios pendientes, seguridad social, disputas y acuerdos colectivos.
Fundamento oficial y fecha de verificación
Las pautas básicas sobre contratos laborales, salarios, seguridad social y empleo se basan en la sección laboral del portal Invest in China del Ministerio de Comercio, la Ley de Contratos Laborales y las guías locales de registro unificado, verificadas hasta el 4/8/2026. Los requisitos de puestos y ciudades concretos, cesión de trabajadores, extinción y empleados extranjeros deben confirmarse con las autoridades locales de recursos humanos y seguridad social, fiscalidad y permisos de trabajo, además de profesionales cualificados.