Cómo encajan el fapiao, la factura electrónica digital y el reembolso empresarial en China
El fapiao es un documento tributario y el reembolso es un proceso interno de la empresa; ninguno sustituye al otro. Antes de la operación, deben confirmarse la entidad emisora, el concepto, el tipo impositivo y los datos del comprador; después de la entrega, se comprueba el estado de la factura electrónica digital y se usa el procedimiento en rojo para corregir errores reales.
Fapiao, recibos y justificantes de pago
Un comprobante bancario acredita el movimiento de fondos; el contrato y la aceptación acreditan la operación; el fapiao refleja los datos fiscales de facturación; y la hoja de gastos muestra la aprobación interna. Un fapiao por sí solo no prueba que el gasto sea real, razonable o esté pagado. Una captura del pago tampoco equivale a obtener un documento fiscal válido.
El contrato establece los derechos y obligaciones de las partes.
El pedido y la aceptación acreditan que la operación tuvo lugar.
El justificante de pago acredita el flujo de fondos.
El fapiao recoge los datos fiscales de facturación.
La hoja de gastos recoge la aprobación interna.
Los libros contables conectan estas pruebas.
Determinar quién factura a quién antes de la operación
La entidad emisora debe coincidir con el vendedor real y con lo pactado en el contrato. El nombre del comprador y su número de identificación fiscal se consignan conforme a sus datos tributarios. La descripción de los bienes o servicios, el importe, el tipo impositivo y la fecha de emisión deben reflejar la operación real. En plataformas, agencias, subcontrataciones y gastos adelantados por empleados es fácil que no coincidan las partes del contrato, el pago y el fapiao; resuélvalo antes de hacer el pedido.
Confirme el nombre completo y el número fiscal del vendedor.
Confirme el nombre del comprador que figurará en el fapiao.
Defina los bienes o servicios.
Acuerde el precio con impuestos incluidos y el tipo aplicable.
Acuerde si se requiere un fapiao especial de IVA, uno ordinario u otro documento.
Indique las fechas de emisión y entrega.
Crear una ficha estándar de datos de facturación
Nombre legal de la empresa en chino.
Código Unificado de Crédito Social o número de identificación fiscal.
Dirección, teléfono y datos bancarios, cuando sean necesarios.
Correo electrónico o acceso a la plataforma donde se recibirá la factura electrónica digital.
Contactos de negocio y finanzas.
Referencias del pedido, contrato y aceptación.
Requisitos especiales para conceptos u observaciones.
Finanzas debe controlar las versiones de la ficha; el personal no debe copiar datos de conversaciones antiguas. Si la empresa cambia de nombre, dirección o banco, confirme qué campos deben actualizarse. Rechace solicitudes de documentos de identidad innecesarios, números de móvil personales o códigos de verificación, y compruébelas por un canal oficial.
Conserve los archivos de las facturas electrónicas digitales, los datos estructurados y los resultados de verificación conforme al régimen de archivo contable; no los deje solo en el correo de un empleado. Use nombres uniformes al descargarlos y vincule el número de fapiao, la contraparte, la fecha y la hoja de gastos. Complete la entrega documental antes de que un empleado deje la empresa. Aunque se cierre una cuenta de plataforma o cese un proveedor, los comprobantes archivados deben seguir siendo localizables y verificables de forma independiente. Revise periódicamente si hay números duplicados, falta de aceptación, adjuntos que no se abren, importes discordantes, fechas anómalas o conflictos entre quien aprueba y quien se beneficia.
Proceso de emisión y entrega del vendedor
Revise el contrato, su cumplimiento y las condiciones de facturación.
Confirme los datos del comprador y los conceptos facturados.
Cree el fapiao en la plataforma tributaria.
Haga que otra persona revise el importe, el tipo impositivo y las observaciones.
Entregue la factura electrónica digital por el medio acordado.
Registre el número del fapiao en el pedido y los libros contables.
Haga seguimiento de anulaciones, correcciones en rojo y diferencias con los cobros.
Tras la implantación de las facturas electrónicas totalmente digitalizadas, el fapiao puede emitirse, entregarse y verificarse en la Plataforma de Servicios de Factura Electrónica. La empresa debe seguir controlando los permisos de emisión y revisando las facturas; el personal de ventas no debe compartir cuentas tributarias. Para una emisión masiva, pruebe los campos y la interfaz del sistema con una pequeña muestra de pedidos.
Proceso de verificación y reembolso del comprador
Compruebe los nombres del vendedor y del comprador.
Compruebe el importe, la cuota tributaria y los conceptos.
Verifique el estado del fapiao y que no haya un reembolso duplicado.
Coteje el contrato, el pedido y la aceptación.
Complete la aprobación conforme a la política de gastos.
Archive según los requisitos contables y fiscales.
Si detecta un problema, devuélvalo enseguida para corregirlo.
Que el fapiao de un gasto de comida, transporte o viaje tenga el nombre correcto no significa que el reembolso del empleado se apruebe automáticamente. También deben revisarse la finalidad profesional, los participantes, el momento, el presupuesto y la política de la empresa. Un consumo personal, una operación ficticia o un reembolso duplicado no se convierte en gasto empresarial por cambiar de fapiao.
Fapiao incorrectos, devoluciones y fapiao en rojo
Si son incorrectos el nombre del comprador, el concepto, el importe o el tipo impositivo, o si hay una devolución, una rebaja o la cancelación de un servicio, siga el procedimiento de la plataforma tributaria y el estado de ambas partes para emitir un fapiao en rojo y otro nuevo. No modifique directamente el PDF, no elimine el fapiao original ni pida a una empresa ajena que emita otro. Si el comprador ya dedujo el IVA soportado o contabilizó el documento, los equipos financieros de ambas partes deben coordinar los pasos.
Si el estado del fapiao es anómalo, hay indicios de suplantación o no se puede localizar al emisor, suspenda la deducción y el reembolso. Conserve el contrato, el pago y las comunicaciones, y verifique el documento por un canal tributario oficial. No inicie sesión desde un enlace de factura electrónica digital de un dominio desconocido; búsquela en la Oficina Tributaria Electrónica o en el sistema de la empresa.
Diferencias según el sector y la situación
Los bienes, servicios, inmuebles, transportes, operaciones en plataformas y negocios transfronterizos utilizan conceptos, tipos impositivos y documentos distintos. A un consumidor minorista puede bastarle un fapiao ordinario; una empresa compradora puede pedir uno especial de IVA según el tratamiento tributario. La posibilidad de deducir depende de la operación y la ley fiscal, no de la preferencia del cliente.
Los procedimientos de las plataformas tributarias locales y las normas internas de reembolso pueden cambiar. Si la política global de gastos de la sede no encaja con los requisitos chinos de fapiao y fiscalidad, establezca normas locales complementarias; no pida al personal que invente explicaciones o busque fapiao sustitutivos.
Base oficial y fecha de verificación
Las indicaciones sobre emisión y entrega de facturas electrónicas digitales y tramitación de documentos en rojo se basan en los anuncios de la Administración Estatal de Impuestos sobre las facturas electrónicas totalmente digitalizadas y en las interpretaciones de las autoridades tributarias locales, verificadas hasta el 2026-8-4. Para conceptos concretos, tipos impositivos, deducciones y procedimientos en rojo, siga las reglas vigentes de la Oficina Tributaria Electrónica y la respuesta de la autoridad tributaria competente, y conserve constancia de la gestión.